¿Cómo organizar mis proyectos correctamente?

Para asegurar que los plazos de entrega se alcancen en cada proyecto se requiere de una buena organización y sincronización del equipo de trabajo. En este artículo revisaremos 2 de las mejores herramientas de organización y algunos tips de cómo utilizarlas.

Existen muchas herramientas de gestión de tareas y proyectos, pero en mi opinión (y luego de haberlas probado casi todas) puedo afirmar que 2 de las mejores son:

• Microsoft To-Do: una herramienta sumamente sencilla de utilizar, pero no por eso poco potente. Funciona de manera muy fluida tanto en su versión app como en el navegador. Y dentro de sus principales funciones esta la creación de tareas, organización en carpetas, prioridad, y una amplia variedad de funciones de recordatorio. Ideal para organizar el día a día, sobre todo para pequeños emprendedores o profesionales que no quieran un software tan complejo de tareas.

• Notion: sin duda una herramienta muy popular en el último tiempo, de las más utilizadas en Silicon Valley (la cuna del desarrollo tecnológico en USA). Es sumamente potente por el nivel de personalización que te ofrece, prácticamente se puede configurar de la manera que prefieras gracias a su sistema de creación de páginas dentro de otras páginas. La curva de aprendizaje puede ser un poco alta al principio, sobre todo si no hay experiencia previa en la utilización de softwares de gestión de proyectos como Asana, ClickUp o Jira (entre otros).

¿Cómo establecer objetivos claros y medibles para mis proyectos?

Establecer objetivos claros y medibles es una de las tareas principales a la hora de organizar cualquier tipo de proyecto. Yo soy partidario de mantener las cosas fáciles, menos es más.

Por lo que para establecer objetivos por lo general utilizo una planificación estilo roadmap (*ver glosario) en el que coloco el objetivo principal que quiero alcanzar y luego debajo una serie de metas a cumplir para lograrlo.

Ejemplo:

Lanzar mi nuevo emprendimiento de tortas

• Crear un nombre de marca y un mínimo branding (*ver glosario)

• Crear cuenta de Instagram y Facebook + registrar dominio.

• Comprar un aro de luz y algunos fondos de fotografía.

• Preparar algunas tortas y realizar una sesión de fotos para redes sociales.

• Configurar Facebook o Meta Ads (*ver glosario)

• Crear 1 destacada en Intagram por cada tipo de torta.

• Subir los 9 primeros posteos con fotos de los productos.

• Lanzar la primera campaña en carrusel promocionando las tortas en un rango de 9km de mi ubicación.

Con esta estructura nos queda armado un paso a paso de las metas que tenemos que ir cumpliendo para poder alcanzar nuestro objetivo de una manera muy gráfica.

Guía rápida de Microsoft To-Do

En este apartado haremos un repaso rápido de las funciones básicas de la herramienta y como podés aprovecharla al máximo.

1) Descargá la aplicación Microsoft To-Do desde el Store correspondiente a su dispositivo.

2) Iniciá sesión con su cuenta de Microsoft o registráte con una nueva.

3) Creá una lista de tareas para tu proyecto. Podés hacer clic en el botón "+ Nueva lista" en la pantalla principal para crear una nueva lista.

4) Agregá tareas a tu lista haciendo clic en el botón "Agregar tarea" en la parte inferior de la pantalla.

5) Podés utilizar las funciones de recordatorios y fechas límite para asegurarse de cumplir con los plazos del proyecto.

6) También podés utilizar las funciones de “compartir” para colaborar con otros miembros del equipo en las tareas y las listas.

7) La función de "Mi Día" es muy útil para planificar las tareas del día y al mismo tiempo de puede colocar una estrella para marcar el orden de importancia.

8) Con la función "Listas de tareas" podés organizar tu proyecto en diferentes categorías. Por ejemplo: el grado de avance, el estado en el que se encuentre o los niveles de prioridad.

9) Tener en cuenta que se puede importar tareas desde otras aplicaciones.

10) Por último nunca esta de más recordar que este tipo de herramienta ayuda a organizar y gestionar tareas, pero el éxito de un proyecto siempre va a depender de tu capacidad de planificar y ejecutas tareas adecuadamente.

Guía rápida de Notion

Al igual que en la herramienta anterior, a continuación un repaso rápido de como comenzar a utilizar Notion.

1) Creá una cuenta en Notion y accedé a tu página principal.

2) Creá una nueva página para tu proyecto. Podés hacerlo haciendo clic en el botón "New Page" en la esquina superior derecha de la pantalla. (no disponible todavía en español).

3) Utilizá la “/” para agregar bloques y estructurar tu página. Puedes utilizar encabezados, listas, tablas, checklist y muchas cosas más para organizar tu información.

4) Utilizando la función “table view” podés insertar una tabla de tareas, con distintos campos como: estado de la tarea, prioridad, notas, responsable de realizarla, entre otras muchas cosas. (también podés utilizar “board view” para una vista tipo kanban (*ver glosario)

5) También podés compartir tus hojas con tu equipo y tener un documento colaborativo para editarlo en tiempo real.

6) Notion además permite la integración con muchísimas herramientas de todo tipo para facilitar nuestro trabajo en el día a día como: mapas mentales, chats en equipo, almacenamiento en la nube, etc..

7) Por último es importante mencionar que esta herramienta te permite personalizar cada página de tu proyecto según tus necesidades, modificando la estructura, componentes, bloques, diseño y muchas cosas más.

¿Cómo asegurar una comunicación efectiva con el equipo?

Parte de alcanzar los objetivos como equipo dentro de cualquier proyecto u organización es el flujo de la información para facilitar la toma de decisiones y la coordinación de los distintos integrantes del equipo.

Algunos de los consejos más útiles para lograr tener una buena coordinación de equipo son:

• Definir objetivos y expectativas claras: esto hace que todos sepan que tienen que hacer, que se espera del rol, de la persona y como aporta al equipo.

• Escucha activa y solicitar la devolución de opiniones: en un equipo todos tienen que poder opinar, incluyo dar feedback (*ver glosario) al líder o jefe de forma habitual.

• Mantener una comunicación abierta y regular: uno de los mejores hábitos como equipo es comenzar todos los días con una pequeña reunión de 30min a la que llamamos “Daily”, que sirve para dar comienzo al día con temas que están trabados, avisos a todo el equipo, coordinación de tareas, resolución de dudas, etc.. Una suerte de checklist (*ver glosario) de las actividades diarias que nos importan a todos.

• Fomentar un ambiente de confianza y colaboración: en el que todos los integrantes del equipo tengan voz. Permitiendo que esta se pueda tener en cuenta al momento de tomar decisiones.

¿Cómo monitorear y seguir el progreso del proyecto?

Esto es algo muy personal de cada líder de equipo y puede variar según la metodología de trabajo que se utilice. Por ejemplo en mi caso utilizo una de las metodologías ágiles (*ver glosario) llamada Scrum.

En esta metodología juegan un papel fundamental 3 principios:

• La planificación: se realiza en conjunto con todo el equipo, se ordenan las tareas o proyectos que deben realizarse en un periodo de tiempo, designando responsables, que se espera del entregable y quienes deben ayudar para que el objetivo se cumpla.

• La revisión: se realiza algunos días antes de la fecha limite de entrega, sirve para alinear el equipo, ultimar detalles, coordinar entregas finales y mejorar el storytelling (*ver glosario) de como se va a vender el proyecto una vez terminado.

• Las reuniones diarias: ya mencionadas anteriormente, las reuniones diarias son un recurso fundamental para seguir el progreso del equipo, ya que en ellas se ve reflejado el avance constante en el día a día, los impedimentos, trabas, cambios de status, etc… Además es una buena practica la implementación de un tablero de seguimiento de los principales indicadores y métricas KPI (*ver glosario) para que todo el equipo conozca el grado de cumplimiento de objetivos y asuma responsabilidades conjuntas.

Es importante mencionar que estas son algunas de las mejores practicas aplicadas por empresas como Google, Facebook, Uber, entre otras.. y son métodos testeados y aprobados por muchísimas organizaciones internacionales. Aunque siempre es bueno saber que cada empresa es un mundo y nadie mejor que vos puede saber que es lo que funciona mejor para tu situación.

¿Cómo mantener una buena organización en el largo plazo?

Por último, creo que este punto es fundamental para sincronizar todo lo mencionado anteriormente. De nada sirve tener un sistema de organización claro, con tareas asignadas a miembros del equipo, fechas de vencimiento y prioridades, si eso no va a ser una constante a lo largo del tiempo

Es importante que amoldes la metodología de trabajo a tu rutina, mientras que evaluás y ajustás el sistema de organización para asegurarte de que siga siendo efectivo.

Conclusión

Una buena organización de proyectos requiere de una adecuada planificación, comunicación con el equipo (en caso de contar con uno) y monitoreo constante del progreso y objetivos.

Esto puede lograrse aplicando alguna metodología de trabajo de la mano de una herramienta de gestión de tareas como Notion o Microsoft To-Do.

Recordá siempre incorporar checks periódicos a tu rutina y de ser posible una breve reunión de seguimiento.

Preguntas frecuentes

• ¿Podría utilizar otra herramienta de tareas? Si, cualquier herramienta que sea de tu agrado es útil, inclusive un simple Excel.

• ¿Qué es una metodología de trabajo ágil? Son distintas formas de organizar y planificar listas de tareas, generalmente con vencimientos cortos y entregables muy concretos, que te permiten avanzar rápidamente en el cumplimiento de metas y objetivos claro.

• ¿Qué son los indicadores y métricas o KPI? Es la abreviación es ingles utilizado para indicador clave de rendimiento de nuestro negocio. Por ejemplo podrían ser: unidades vendidas, suscriptores obtenidos, gasto total de campañas, clicks obtenidos, etc… Estos indicadores son una herramienta útil para supervisar el progreso del proyecto y asegurar que se cumplan los objetivos.